Het opzetten van archiefinrichting

Archiefinrichting

In deze tijd waarin vrijwel alle data digitaal wordt opgeslagen neemt de aandacht en de hoeveelheid beschikbare professionele vakkennis voor archiefinrichting af. Als er al het besef is dat er een papieren archief moet worden bijgehouden denken veel ondernemers dat archiefinrichting bestaat uit één of enkele stellingen. Niets in minder waar. Archiefinrichting moet je serieus aanpakken, met vragen als ‘wat ga ik archiveren?’, ‘welke zoekstructuur ga ik gebruiken’ en ‘voor welke technische oplossing van archiefinrichting zal ik kiezen?’ Als je geen idee hebt waar je moet beginnen bij archiefinrichting is het aan te raden daarvoor een ervaren specialist in te schakelen.

Het opzetten van archiefinrichting

Het doel van archiefinrichting is dat je data opslaat die wellicht digitaal ook wel beschikbaar is, maar die je ook moet kunnen raadplegen als er door een calamiteit geen digitale toegang tot die gegevens te krijgen is. Elke bedrijfstak heeft wel data die zo belangrijk is dat een papieren back-up essentieel is. Bij digitale informatie is het soms wat minder belangrijk om je druk te maken over de inrichting van het archief. Een computer kan door zijn rekenkracht moeiteloos vrijwel elk document terugvinden. Bij een papieren archiefinrichting.nl is dat minder gemakkelijk. Door een verkeerde inrichting kun je vreselijk aan het zoeken komen.

Zoekstrategie

De eerste stap bij het opzetten van een archiefinrichting is dus dat je een goede en eenduidige ontsluiting van de gegevens moet bedenken. Dat kan rechtstreeks op alfabet, maar ook een ordening op basis van categorieën en subcategorieën is denkbaar. Voor welke oplossing je kiest moet je zelf weten, zolang je er maar voor zorgt dat een zoekactie tot een eenduidig resultaat leidt. Dat wil zeggen dat je een document altijd via de juiste zoekstrategie moet kunnen vinden. Als vast staat hoe je de data wilt ontsluiten moet je kiezen voor de fysieke archiefkast. Ga je voor stellingkasten of kies je voor geavanceerde oplossingen?

Archiefinrichting is afhankelijk van de hoeveelheid data

Een bedrijf dat een beperkte hoeveelheid data als papieren archief wil opslaan kan het best gebruikmaken van één of meer stellingkasten. Die kun je het beste buiten je bedrijfspand plaatsen. Dan weet je zeker dat de gegevens bij een brand niet verloren gaan of ernstig kunnen beschadigen. Bedrijven die zeer veel data willen archiveren moeten serieus gaan nadenken over een oplossing. Voor welk systeem gekozen wordt is bijvoorbeeld afhankelijk van de frequentie waarmee de archiefinrichting.nl zal worden geraadpleegd. Je hebt daarbij de keuze uit een statisch systeem met vaste kasten of een dynamisch systeem met verrijdbare kasten en draaibare stellingen.

Klimaatcondities bij archiefinrichting

Een factor die soms ook een rol speelt bij archiefinrichting.nl is het klimaat in de archiefruimte. Als je een papieren archief bewaart moet je er zorg voor dragen dat de omstandigheden het onmogelijk maken dat de archieven beschimmelen of dat zich zilvervisjes kunnen ontwikkelen. Bij archieven met historische gegevens speelt dat een nog veel grotere rol. Historisch materiaal kan onherstelbaar beschadigen door licht. In dat geval moet er worden gekozen voor opslag in het donker of bij kunstlicht.

archiefinrichting.nl

Domeinnamen portfolio I

Domeinnamen portfolio II

Mooie set domeinnamen

projectinrichting.com

Mooie set domeinnamen

Advertentie

Reparatie, nieuwe bekleding en circulaire onderdelen voor uw Ahrend bureaustoel